Co je proforma faktura
Proforma faktura je výzva k zaplacení předem. Odběrateli říká, kolik a kam má poslat, ještě než zboží dostane nebo než mu práci odvedete. Typicky ji vystavíte novému klientovi, u zakázky s drahým materiálem nebo když chcete mít jistotu, že zaplatí.
Zákon o DPH pojem proforma faktura nezná, nenajdete ho v něm ani jednou. Proforma proto není daňový doklad: odběratel si z ní nemůže uplatnit DPH a vy ji nezapisujete jako příjem. Je to obchodní dokument, ne účetní.
Co na proformu napsat
Protože ji zákon neupravuje, povinné náležitosti nemá. Aby podle ní odběratel zaplatil a vy jste platbu snadno spárovali, uveďte:
- nadpis „Proforma faktura“ nebo „Zálohová faktura - výzva k platbě“, ať je zřejmé, že nejde o daňový doklad,
- vlastní číslo z jiné číselné řady, než mají faktury,
- vaše jméno nebo obchodní firmu, sídlo a IČO, odběratele a jeho IČO,
- co se platí: položky, množství a cenu,
- částku k úhradě, číslo účtu, variabilní symbol a datum splatnosti,
- u plátce DPH i sazbu a výši daně, aby odběratel věděl, kolik zaplatí celkem.
Náležitosti, které zákon vyžaduje od daňového dokladu, jsou v § 29 zákona o DPH. Na proformě je mít nemusíte, ale když je tam máte, ušetříte si přepisování do faktury.
Co se děje po zaplacení
Jakmile odběratel proformu zaplatí, přijali jste zálohu. Co dál, záleží na tom, jestli jste plátce DPH:
- Neplátce DPH po dodání vystaví běžnou fakturu, ze které zaplacenou zálohu odečte. Odběratel doplácí jen rozdíl.
- Plátce DPH má podle § 20a odst. 2 povinnost přiznat daň už ke dni přijetí zálohy, pokud je plnění dostatečně určité (známé zboží nebo služba, sazba a místo plnění). Pak musí do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě (§ 28 odst. 1 písm. d) a odst. 8). Podrobně to rozebírá návod zálohová faktura a daňový doklad.
Na konečné faktuře se záloha odečte. Plátce DPH počítá daň jen z rozdílu mezi celkovým základem a základem už zdaněným při záloze (§ 37a odst. 1).
Proforma, nebo rovnou faktura?
Proformu má smysl vystavit, když chcete peníze dřív, než začnete. Když odběratel platí až po dodání, vystavte rovnou fakturu: jeden doklad místo dvou a žádné párování záloh. Proforma se hodí i u opakovaných zakázek, kde klient platí předem na další období.
Pozor na jednu častou chybu: proformu nevkládejte do daňové evidence jako příjem. Příjmem je až peníze, které skutečně přišly, a dokladem k nim je faktura nebo daňový doklad k přijaté platbě.
Proforma v OnlineFakturuj.cz
V aplikaci vystavíte proformu s vlastní číselnou řadou, QR platbou a údaji odběratele doplněnými z ARES podle IČO. Proformy jsou od tarifu Standard. Až klient zaplatí, převedete proformu jedním klikem na fakturu a zaplacená částka se na ní sama odečte jako záloha. Daňový doklad k přijaté platbě jako samostatný doklad aplikace zatím nevystavuje.
Chcete jen šablonu na jednorázové použití? Stáhněte si vzor faktury ve Wordu a PDF a nadpis změňte na „Proforma faktura“.
Text vychází ze zákonů platných k 19. 10. 2026, odkazy na paragrafy vedou na jejich znění. Nenahrazuje daňového poradce.